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公文附注 公文中附注的标注方法 作用及标注位置

2018年03月08日 来源:公文附注 大字体小字体

  为了确保公文在运转中的时效性,有的单位还规定联系人不能为一般干部职工,需是本单位中层以上干部。比如,某市要求各局起草的公文,联系人须是副科级以上干部;各县报市的请示、报告,联系人须是副股级以上干部。

  在实际工作中,很多单位还有更为具体详尽的规定,比如,河北省国土资源厅(海洋局)下发的《关于进一步规范机关政府信息公开工作的通知》要求,需加注“公开方式”的文件包括党组文件(冀国土资党发,冀国土资函),此类公文一般不公开,但有关人事任免类的党组文件,应按规定及时向社会公开;上行文件,一般不公开。对该厅提交的拟以省政府或省政府办公厅名义下发的公文,承办处室应在该厅上报的请示或报告中就拟下发公文提出是否涉密或是否主动公开的意见;审批类公文,一般规定为主动公开;各类会议纪要、内部传真及机关党委和纪检室文件,一般不公开或依申请公开。

  三是标注公文的传达范围。公文的传达范围由发文机关依据事项的保密程度、重要性等确定,这样的公文多是密级文件,依照国家保密法规规定需要严格控制阅读范围。其常见的附注形式为“(此件发至××级)”,比如,“(此件发至省军级)”“(此件发至全军师以上单位卫生部门)”“(此件发至地师级)”“(此件发至县团级)”“(此件发至县级人民政府)”“(此件发至乡镇级)”等。

  并不是所有的公文都有“附注”。“附注”主要用来注明以下几种需要说明的事项。

  必须注意的是,公文,尤其涉密公文,确定印发传达范围有两个基本原则。一是工作需要原则。应当根据工作需要确定印发传达范围,不应把知悉公文内容视为一种政治待遇,或者把行政级别作为确定公文知悉范围的依据。二是涉密范围最小化原则。应当尽量把国家秘密的知悉范围限定到最小,能够限定到具体人员的限定到具体人员,不能限定到具体人员的限定到机关、单位,由机关、单位限定到具体人员。当然,传达范围的限定只适用于上级对下级行文,下级对上级行文不宜规定传达范围。

  三、附注的标注

      作为公文联系人要熟悉各方面情况,在接受咨询时,能够答得上来、讲得明白。但在实际工作中,有些公文所留联系人是参与公文某一方面工作的干部,对文件整体情况掌握不全、了解不深。更有甚者,所留联系人是单位里负责文件印制的职工,回答提问更是无从谈起。针对上述情况,若条件允许,应留两位联系人,前者应是承办部门主要负责同志,后者是具体承办人员。如此,遇到问题,可以视情况有针对性地联系,避免承办人员反复请示耽误时间、延误进展。再者,可以防止因某一位同志联系不畅影响公文运转。此外,作为联系人要保持通信畅通。通常讲,应在文尾将办公电话号码和个人手机号码同

  《党政机关公文处理工作条例》指出,公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。其中的附注是指“公文印发传达范围等需要说明的事项”。这一表述简洁明了地指出了需要附注的内容。但在工作中,由于标注附注的情况比较少见,对附注重视不够,加之对公文领域的专业要求不甚了解,当遇到需要标注时,人们常常犯错或不知道该如何标注。实际上,标注附注并不是无章可循、无所依从。标注附注需把握以下四种情况:

  有时,各单位还会根据实际情况,提出其他要求。此时,附注为多项内容,各条内容之间用逗号分隔。比如,中共河北省委、省政府印发的《关于实施农村面貌改造提升行动的意见》就标注“(此件发至县处级,由各县翻印发至县直部门及乡镇、村)”;某大型国有企业下发的《关于印发﹤领导下基层开展调研活动贯彻反对“四风”工作要求的指导意见﹥的通知》标注为“(此件发至各基层党委,并可上网)”等。

  一是标注信息公开属性。这是最为常见的一种形式。根据《中华人民共和国政府信息公开条例》,信息公开可以分为主动公开、不公开、依申请公开三种。因此,一些党政机关公文需要标注附注,其内容多为“(此件主动公开)”“(此件不予公开)”“(此件依申请公开)”。主动公开的多是涉及公民、法人或者其他组织切身利益、需要社会公众广泛知晓或者参与、反映行政机关机构设置、职能、办事程序等的事项;不得公开的多是涉及国家机密、商业机密、个人隐私的政府信息。依申请公开的多是应公民、法人或者其他组织申请,经审核认定可以公开的特定事项。至于具体哪些公文可以公开,每一个单位都有自己的特定要求。比如,有的单位设定的公开方式及应坚持的原则为:“涉密文件不公开;纯系统内部事务类公文一般可设定依申请公开;属未定事项的请示、报告类公文一般设定不公开;行政审批类的批复类公文(指加盖厅印章的批复类公文)一般应设定主动公开;其他文件一般应设定主动公开,但也可依具体情况合理确定其它公开方式”。

  按照《条例》(2012)和《格式》(2012)规定:(1)附件说明是公文附件的顺序号和名称。公文如有附件,在正文下空一行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”,后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码(如“附件:1.××××”);附件名称后不加标点符号。(2)附件是公文正文的说明、补充或者参考资料。附件应与公文正文一起装订,并在附件左上角第1行顶格标识“附件”,有序号时标识序号;附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订,应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件(或带序号)。(3)附注是需要说明的其他事项,如公文的发放范围、使用时注意的事项、联系人及联系方式等。公文如有附注,用3号仿宋体字,居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。

  再如,江苏省监狱管理局下发的《关于进一步规范文件公开管理的通知》要求,文件起草部门需在文件上注明“此件在内网公开”“此件在内网、外网公开”“此件依申请公开”或“此件不公开”等字样。这样的规定把信息公开的要求前置,进一步强化了对附注的标注规范。

  1.党的机关在附注处注明公文的传达范围。过去曾一度叫“印发传达范围”,一般是对公文的发放范围、执行时需注意的事项加以说明,比如“此件发至省军级”“此件发至市地师级”“此件发至县团级”“此件发至县”“此件发至乡镇级”“此件不得翻印”“此件可见报”等。 

  一、附注的由来

  应当注意的是,要切实加强公文公开的保密审查,凡没有标注可公开发布的,不得随意公开。不论是上级机关、不相隶属机关还是下级机关的公文,公开前都要经发文机关同意,收文机关无权自行公开。尤其是下级机关转发上级机关的公文(包括办公室的受权行文),因为公文已经生效,且是上级机关形成的,应由上级机关决定其是否公开。转发上级机关的公文时,未经上级机关同意不得擅自将其上网公开。

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