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档案基础数字汇编 档案编研基础知识

2018年01月04日 来源:档案基础数字汇编 大字体小字体

      组织沿革可采用以下几种体例:⑴编年法。即按年度记述某一机关(地区、专业系统)的组织概况。它的优点是有关该组织的材料按年度集中,便于按年度查核。⑵系列法。即以组织机构或问题形成系列,分别记述其沿袭变化的始末概况。它的优点是能比较系统地揭示各组织机构或各方面的发展脉络。⑶阶段法。即根据机关发展变化的特点划分为若干个历史阶段,在每个阶段中再分别记述各方面的情况。这种方法吸收了前两种体例的优点,兼顾了时间和系列纵横两个方面的适当结合。上述三种体例,各机关可根据实际情况加以选用。

      大事记是使历史再现的严肃工作。因此,编写大事记要坚持历史唯物主义的观点,坚持实事求是的原则,尊重历史、尊重事实,维护历史的本来面目,客观地加以记述。具体要求是:⑴观点正确,取材真实;⑵文字简洁,简明扼要;⑶只记史实,不加评述。

      基础数字汇集是以数字的形式,反映某地区、某专业系统、某单位或某一方面工作历年基本情况的参考资料。

      第一部分  全宗构成者沿革简介

      1、按问题介绍。以档案内容为主线,把档案内容分成若干问题,组成章节体系。每一问题要有确切的题目,题目下介绍属于该题的档案有关内容。主要适合按问题分类整理的全宗。

      这部分是全宗指南的核心,直接关系到整个全宗指南的编写质量,编写时应客观、准确、真实、语言简练、文字表达清楚、方便利用。

      大事记的内容主要由大事记述和大事时间两部分组成。

      大事记述是大事记的核心部分。一般说,凡是涉及全局性的事件,重要活动、典型事件,以及对工作和历史发展有重要影响的事件,均应列为大事,具体应做到:一要立足于本地区、本系统、本单位的工作活动;二要根据本单位的性质、任务及主要职能活动来选择大事、要事;三要突出本地区、本单位的特点,注意选择反映一定时期的中心工作和任务的大事、要事。在选择和确定大事时,要注意选用确属重大事件的材料,把握一定的时空范围,事件特点及相互关系。

      为便于全宗指南的使用,可编制一些辅助材料,如人名、地名索引,目录、注释,立档单位和全宗历史参考材料目录等。辅助材料的编制应视具体内容而定,需要则编。

      第二、大事记的编写要求

      简介主要包括:立档单位名称(含更改名称)、组建情况、成立时间;地点、性质、任务、职能、隶属关系、所辖区域;内部组织机构的设置及职能、主要负责人姓名及变化情况;经历的重大事件、执行的特殊任务及机构变化情况等。

      五、专题、会议、产品及科技成果等简介的编写

      三、大事记

      组织沿革的内容大致有以下几项:⑴机关、地区或专业系统的历史概况、行政区划、建制变更情况;⑵机关的性质、任务、职权范围和隶属关系;⑶机关内部组织机构的设置和人员编制的变化情况;⑷机关领导人的任免情况;⑸机关名称的变更、印信的启用与作废,机关办公地点的迁移等。

      3、按档案形成时期介绍。把全宗内的档案按立档单位工作活动的历史阶段立题介绍。主要适合于在不同时期机构、职能有重大变化的立档单位所形成的全宗。

      二、组织沿革

      第一、大事记的编写内容

      基础数字汇集编写是一项严肃的科学性工作,要求认真负责,一丝不苟;数据集中完整,准确无误;类项规范系统,符合逻辑;形式灵活多样,方便利用。

    一、全宗指南(介绍)

  一、封面:1、标题由基础数字汇编的总标题、记述的时间范围、编者构成。例:××市××区××基础数字汇编          (2000——2009年)2、编制单位:写全称。例:××市××区××局3、编印年月:用中文写全称。例:一九九九年十二月三十日

    1、基础数字汇编完全*提供大量的统计数字来为本机关或社会各界服务,因此必须从实际出发,实事求是,确保统计资料的准确。这就要求在收集、摘录、加工、使用各种统计资料时,一定要认真细致、一个数码、一个小数点都不能发生差错,同时还要特别注意对统计数字进行

      基础数字汇集有综合性、专题性两种体例。综合性基础数字汇集,即系统地综合某地区、某专业系统、某单位全面情况的基础数字。就一个地区而言内容包括自然环境、行政区划、人口、民族、土地、地矿、农、林、牧、副、渔、工交、宣传、文、教、卫、财政、金融等方面数据。就一个单位而言内容包括机构编制、固定资产、劳资、经济、物资、福利、基建、设备、产品、生产经营、教育等方面数据。专题性的基础数字汇集,即系统地记载或反映某一方面或某个专题的基本情况的基础数字。

      基础数字汇集大多按年编写,一年一续,一般采用表格形式,兼附文字、图形。

      全宗指南通常全宗构成者沿革简介、全宗档案的内容与成份及有关辅助材料三部分组成。

      第三部分  全宗指南的辅助材料

      大事时间是大事记的重要部分。任何一个事件,都是在一定的时间内发生、发展、结束的。因此,对每一件大事,必须准确记载年、月、日,特别重大事件时间应更准确,重要历史事件应标明年号、朝代。如有的大事查不出确切时间,应加以考证或留在以后补充。

      大事具体范围有:⑴有关路线、方针、政策、法律、法令、规章制度的制订、贯彻和实施。如发布重要文件,发布本地区、本机关的重大决定和规划、领导的重批示和讲话等。⑵有关重要会议和重大政治活动。如各种代表大会(党代会、人代会、政协代表会、共青团、妇联、工会等代表大会,机关、企业的联工代表大会等),重要的表彰会议、工作会议、学术会议等。⑶有关地区或机构的组织沿革。如行政区划和地名、体制的变,机构的设立、撤销、合并,机关隶属关系和职能范围的变化、主要领导人的任免。⑷有关各条战线的重大变革和成就。如重要的经济活动与文化活动,生产和经营上的重大发展,科学技术方面的新成果,基本建设主要项目的开工和竣工情况,教育、卫生、管理等方面的新举措及成效等。⑸有关外事与外贸。如重要的出访、来访活动,涉外协议、合同的签订等。⑹事故、特殊事件等。主要包括本地区、本机关的重大灾害、重大事故、重大案件以及各种突发事件、特殊事件、新生事物等。

      四、基础数字汇编的编写

  (2)数据汇编的表达方式和格式   数据汇编的表达方式灵活多样,有图表式、表格式和图表或表格结合文字叙述式等。在编写格式上,图表式、表格式的数据汇编有标题和图表或表格两部分内容组成。图表或表格结合文字叙述式的数据汇编有标题、图表过表格和文字叙述三部分内容组成。

      第二部分  全宗内档案内容和成份介绍

      介绍的方法多数采用一般介绍与重点介绍相结合的方法,即对有的档案内容及案卷作综合、概括性介绍,对重要的,能反映立档单位主要工作职能活动和有特殊价值的档案内容及案卷作重点详细介绍。

      组织沿革通常由标题、序言(或编辑说明)和正文组成。编写时应注意:⑴内容全面,材料翔实。⑵结构合理,脉络清晰。⑶组织沿革可用文字,也可用图表的形式, 最好是图文并茂。通常对历史沿革,主要职能任务等用文字叙述、机构人员变化用图表。⑷注明时间断限。

      1、专题简介的编写

      全宗指南亦称全宗介绍、全宗说明,是以文字叙述的形式,较全面地介绍和揭示某一全宗档案内容、成份及其利用价值的一种引导性检索工具。

      大事记是一种按照时间顺序记载一定范围内发生重大事件和重要活动的编研资料。大事记的名称比较灵活,有称大事年表、大事纪要、大事编年、大事辑要、纪年、日志等。大事记有叙述和表格式两种表达形式。采用叙述式,可将大事记记载详细;采用表格式,则较简练的记载大事,具体编制时,可根据需要选择。

      介绍的方式一般有以下三种:

      组织沿革是系统记载一个机关、地区或专业系统的体制、组织机构和人员编制等方面变革情况的编研资料。

      档案内容和成份介绍主要包括:档案的来源、产生时间、数量;档案的内容、成份、可靠及完整程度;整理、鉴定、利用、编研情况;编制检索工具的种类与用途;档案是否遭受过损失或销毁,受损原因,时间、受损档案的具体内容,数量等。

  3.根据汇编用途和原始数据资料特点设计汇编正文各个表格格式。

      2、按组织机构介绍。以组织机构为主线,把立档单位的组织机构名称作题目,按一定顺序,分别介绍各组织机构的档案情况。主要适合按组织机构分类整理的全宗。

      大事记一般采用编年体,按照年、月、日依次排列大事。

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