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实用办公软件基础教程 Excel轻松入门基础知识

2017年12月02日 来源:实用办公软件基础教程 大字体小字体

  (2)然后选中A5单元中,并单击鼠标右键,在弹出的菜单中选择"粘贴"命令,按下键盘回车完成操作。

  (8)任务窗格这是2002版本开始出现的新特性,方便快速选择相关的任务,例如新建工作薄、使用剪贴板等。

  启动Excel2003后,我们将看到Excel的工作窗口。如果你完全是一个新手,那么可能会这个工作环境感觉有点复杂。如有你有使用Office家族中如Word等应用程序的经验,那么应该有点似曾相识的感觉。因为它们的菜单、工具栏、任务窗格和编辑窗口的布局是大体相同的。

  (二)认识Excel的工作环境

  我们可以通过三种方式启动Excel。

  3、通过Excel工作薄文件

  Excel表格已经成为Office人员最常用的数据处理软件,Excel表格的基本操作视频教程也成为Excel表格初学者急着寻找的资料之一。其实,普通人需要用到的Excel的功能不到其全部功能的10%。也就是说,对于绝大部分的用户来说,只要掌握了几个必须懂的Excel表格的基本操作,就能很好地使用Excel表格。

  操作步骤:

  (二)工作薄和工作表

  要想熟练地使用Excel完成自己的任务,菜单和工具栏是必须掌握的。

  作为微软Office家族的重要组件之一,Excel可以做的事非常多,功能也非常强大。它的基本职能是对数据进行记录、计算与分析。在实际应用中,它小到可以充当一般的计算器,或者记算个人收支情况,计算贷款或储蓄等等;大到可以进行专业的科学统计运算,以及通过对大量数据的计算分析,为公司财政政策的制定,提供有效的参考。

  所以,要顺利地进行后面的学习,请现在你的电脑上安装Excel2003,其它版本的Excel虽然可以仿照操作,但是由于本系列课程都是以Excel2003为蓝本的,因此建议读者朋友尽量使用Excel2003进行学习。

  下面通过一个具体任务的操作进行说明。

  操作步骤:如果你的电脑中存储有由Excel创建的工作薄文件,则可双击该文件启动Excel。

  (5)列标题从A到IV的256个字母。每个字母代表工作表256列中的一列,从按英文字母顺序A开始到Z,Z之后是AA,AB,AC,依此类推到AZ。AZ之后是BA,BB,BC,依此类推到BZ,最后一列是IV。单击列标题可以选中整列。

  图6

  (图3图片较大,请拉动滚动条观看)

  (6)活动单元格指示器这个黑色边框的指示器代表当前活动的单元格,所谓活动,即当前被选中的单元格。

  如果你认为展开层层菜单操作比较麻烦,那么可以通过快捷键操作。大部分常用的命令都有快捷键。比如图4中复制的快捷键为"Ctrl+C",Excel把常用命令的快捷键放在了菜单列表中对应命令的右边(图6)。

  (9)垂直滚动条使用该滚动条可以垂直滚动工作表。

  说明:在第1步中,为什么输入"语文"后,要按下回车,再重新选择A1单元格呢?这是因为,当输入"语文"后,插入点光标在单元格中闪动,这时如果直接通过菜单执行复制命令,那么该命令是针对单元格中的插入点光标的,由于该光标什么也没选中,因此相当于没有复制任何内容。而按下回车后重新选择A1单元格,可以看到A1单元格中没有插入点光标,所以这时通过菜单执行复制命令,就是复制A1单元格中的内容"语文"。

  (一)启动Excel

  3使用快捷菜单

  2使用快捷键

  (一)文件

  图7

  1使用菜单

  (三)使用Excel的菜单和工具栏

  操作步骤:如果在桌面上建立过Excel2003的快捷方式,则双击该快捷方式的图标即可启动(图2)。

  (11)工作表标签每个标签代表工作薄中不同的工作表,每个工作表的名称都显示在标签上,选择单击标签即可切换到相应工作表。一个工作薄可以包含任意数量的工作表,但是为了方便管理,工作表数量最好不要太多。

  三、Excel的工作环境和基本操作

  (1)先删去A5单元格中的"语文",然后用鼠标单击一下A1单元格,按下键盘组合键"Ctrl+C",和前面一样,A1单元格周围出现黑白相间的滚动条,表示复制命令已被执行。

  (2)选中A5单元格,按下键盘组合键"Ctrl+V",可以看到"语文"已被贴贴到A5单元格中,按下键盘回车键完成操作。

  二、基本概念

  (2)菜单栏可以通过选择相应的菜单命令来向Excel发出命令。Excel为了用户便于记忆,将类似的命令分门别类地放到同一菜单项目中,菜单可以根据自己的习惯定制。

  (1)先删除A5单元格中的"语文",然后选中A1单元格,并单击鼠标右键,在弹出的菜单选项中选择"复制"命令(图7)。

  启动Excel2003之前,先要确定你的电脑上已经安装过它。

  进入具体的操作性学习之前,这里先说明几个基本的概念,理解这个几个概念是进一步学习的基础。

  学习和使用Excel,肯定要和两个概念打交道,那就是"工作薄"和"工作表"。前面已经说过,工作薄是一种由Excel创建的文件,而工作表则是工作薄的组成部分。可以这样形象的理解,工作薄是一个笔记本,而工作表是这个笔记本里的每页纸。操作和使用Excel,绝大部分工作是在工作表中进行的。

  图5

  我们要让Excel做事,必须向它发出命令。发出命令的方法通常有四种:使用菜单、使用快捷键、使用快捷菜单和使用工具栏。

  2、通过桌面快捷方式

  图2

  操作步骤:依次单击桌面上的"开始→所有程序→MircosoftOffice→MicrosoftOfficeExcel2003"命令(图1),一会出现Excel2003的闪屏,随即可启动Excel2003。

  (2)现在用鼠标单击A1单元格,可以看到活动单元格指示器重新回到A1单元格,这时单击菜单"编辑",在展开的菜单选项中选择"复制"命令(图4),可以看到A1单元格周围出现黑白相间的滚动条,表示复制命令已被执行。

  任务:在A1单元格中输入字符"语文",并把该内容复制到A5单元格。

  (7)行标题从1到65536的数字,每个数字代表工作表的一行。单击行标题可选中整行的单元格。同时,由于有256列,则Excel工作表的单元格总数为256×65536=16777216个,我们用列标题和行标题就可以确定一个单元格,如A4,代表第A列,第4行那个单元格,其余依次类推。

  (1)选中A1单元格在其中输入"语文",可以看到单元格中的插入点光标还处于闪动状态,Excel等待我们输入其它的内容,因为确认输入完毕,则按下键盘回车键,可以看到活动单元格指示器跳到B1单元格。

  在实际的行业运用中,教师、企业办公文秘人员、政府审计部门、统计部门和一般的工作人员等等那个都会或多或少的用到Excel。大量的实际应用经验表明,如果能够熟练地使用Excel,将会大大提高我们的学习和工作的效率,运用于商业管理中,直接带来的就是经济效益的提高,还是那句话,花些时间学习Excel是值得的。

  不过类型的文件,需要不同的应用程序才能打开它,有的初学者从别的电脑上复制了一个用Excel创建的工作薄文件到自己的电脑上,可是无论如何也打不开它,后来才明白原因是自己的电脑上没有安装Excel应用程序。

  (3)工具栏可以通过单击相应的按钮来向Excel发出相应的命令。工具栏可以根据自己的习惯定制。

  下面我们来介绍一下这个工作环境的情况。了解各部分的称呼(名称),如菜单、工具栏、任务窗格等等都是必要的,因为我们后面的操作将使用这些称呼(图3)。

  (图1图片较大,请拉动滚动条观看)

  值得注意的一个区别是:单击A1单元格是激活它,让它成为活动单元格,可以直接输入数据或公式,执行复制粘贴等命令;而双击A1单元格是编辑它,可以在内部修改数据或公式。其它单元格依此类推。

  用术语说,文件就是存储在磁盘上的信息实体。用电脑,可以说我们几乎天天都在和文件打交道。对我们初学者来说,要明白文件是有不同的类型的,我们可以通过它的后缀名来区分。就拿微软Office家族来讲,Word创建的文件文档文件后缀名为DOC,Excel创建的工作薄文件后缀名为XLS,PowerPoint创建的演示文稿文件的后缀名为PPT等。

  (3)然后选中A5单元格,再单击菜单"编辑",在展开菜单选项的中选择"粘贴"命令。可以看到A1单元格中的内容被复制到了A5单元格中(图5),按下键盘回车键完成操作。

  图4

  (1)标题栏这里显示程序的名称,以及当前工作薄文件的名称。

  一、Excel可以做什么?

  (10)水平滚动条使用该滚动条可以水平滚动工作表。

  (4)公式栏在单元格中输入数据或公式后,将在这里显示输入的内容。对输入数据或公式的编辑在这里进行相当方便。

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  1、通过开始菜单

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